Dies ist eine Erstanmeldung mit einem vom Admin vergebenen Passwort. Bitte jetzt ein eigenes, neues Passwort festlegen, bevor es weitergeht.

Diese Liste wird nur jetzt einmal angezeigt (Passwörter werden sofort verschlüsselt gespeichert) — bitte kopieren und an die jeweiligen Personen weitergeben. Jeder muss sein Passwort beim ersten Login ändern.

1. Grundeinrichtung

Projekte: Der blaue Knopf „Projekte" ganz oben links öffnet ein Fenster zum Anlegen von Projekten mit Name, Farbe und optionalem Kürzel (max. 10 Zeichen, für die Kalenderfelder — bei Bedarf wird die Schrift im Feld automatisch verkleinert, damit das volle Kürzel sichtbar bleibt).
Jahre: Über die Reiter 2026–2036 das Jahr wählen — alle Jahre liegen in einem gemeinsamen Kalenderdatensatz. Wochenenden sind grau, Hamburger Feiertage rosa — automatisch berechnet. Über jedem Montag steht zusätzlich die Kalenderwoche (KW).
Mitarbeiter: Über den Knopf „Einstellungen" öffnet sich ein Fenster mit dem Bereich „Mitarbeiter" — nur der Admin kann hier Personen anlegen/entfernen und Passwörter vergeben (siehe Kapitel 7). Über das Augen-Symbol lässt sich jeder Mitarbeiter im Kalender aus- und wieder einblenden (persönliche Ansicht, löscht nichts).
Sondertage: Ebenfalls unter „Einstellungen" im Bereich „Sondertage" lassen sich Urlaub, Schulung, Interne Veranstaltung, Überstundenabbau, Krank und Nicht verfügbar in Farbe, Kürzel und Bezeichnung anpassen — und über „+ Sondertag-Typ hinzufügen" auch ganz eigene Kategorien anlegen, die dann im Eintragsfenster jedes Kalendertags zur Auswahl stehen. Löschen ist möglich, warnt aber vorher, falls die Kategorie noch im Kalender verwendet wird.
Alle Änderungen in diesen Fenstern werden sofort automatisch gespeichert und im Kalender übernommen. Der Zeitstrahl lässt sich per Klick auf seine Überschrift zu-/aufklappen.

2. Projekt-Details

„▸ Details" bei einem Projekt öffnet: Hauptverantwortlicher (erscheint als ★-Badge und im Zeitstrahl), beteiligte Mitarbeiter (keine Auswahl = für alle wählbar), Zeiträume (mehrere Zeilen = gestückelte Zeiträume, z. B. 10.01.–20.02. und 30.03.–04.04.), Meilensteine (HdF/IBN per Schnellknopf oder frei benannt; optionales „bis"-Datum macht daraus einen Zeitraum, z. B. eine Sperrpause) sowie die Meilenstein-Farbe im Kalender.

3. Einträge im Kalender

Einzelklick auf ein Tagesfeld öffnet das Eintragsfenster: Projekt, Urlaub (U), Überstundenabbau (ÜZ), Schulung (S), Interne Veranstaltung (IV), Krank (K) oder Nicht verfügbar (NV) wählen; erneuter Klick auf denselben Eintrag leert das Feld.
Mehrfachauswahl: Mit gedrückter Maustaste über mehrere Tage/Mitarbeiter ziehen (rechteckiger Bereich) oder einzelne Tage mit Strg-Klick (Mac: Cmd) sammeln — der Eintrag gilt dann für alle ausgewählten Felder.
Tastatur-Navigation: Mit Pfeiltasten (↑↓←→) zwischen Tagesfeldern springen, sobald eines fokussiert ist (z. B. nach einem Klick oder per Tab). Eingabe/Leertaste öffnet das Eintragsfenster für das fokussierte Feld, Esc schließt es wieder.
Status: Oben im Fenster „Bestätigt" (volle Farbe) oder „Angefragt" (schraffiert) wählen.
Tag-/Nachtschicht: Bei Projekt-Einsatztagen „☀ Tagschicht" oder „☾ Nachtschicht" wählen (Standard: Tagschicht) — ein kleines Sonnen- bzw. Mondsymbol erscheint dazu oben rechts im Kalenderfeld (nicht bei Urlaub, Schulung, Interner Veranstaltung oder Überstundenabbau).
Zellfarbe: Überschreibt die Standardfarbe des einzelnen Feldes (auch bei Urlaub/Schulung/IV), z. B. zur Kennzeichnung; „entfernen" stellt die Standardfarbe wieder her.
Bemerkungen: Freitext je Tag, erkennbar am Dreieck oben rechts im Feld (Tooltip zeigt den Text); optional mit eigener Feldfarbe.
Meilenstein-Tage: Fällt ein Projekteintrag auf ein Meilenstein-Datum (oder in dessen Zeitraum), wird das Feld automatisch in der Meilenstein-Farbe mit dunklem Rahmen hervorgehoben.

4. Ansicht & Übersichten

Projekt-Zeitstrahl: Balken je Projektzeitraum, Rauten für Punkt-Meilensteine, schraffierte Bänder für Meilenstein-Zeiträume; feines Wochen-/Monatsgitter zur Orientierung.
Auslastung (oben): Jahresübersicht — Auslastung je Mitarbeiter/Monat in % der Arbeitstage, gerechnet aus Projekt-, Urlaubs-, Schulungs-, Veranstaltungs- und Überstundenabbau-Tagen (Kranktage und nicht verfügbare Tage zählen nicht); zusätzlich Einzeltabellen je Kategorie.
Auslastung (im Monatskopf): Dieselbe Auswertung nur für diesen Monat.
Monat zurücksetzen: Löscht nach Bestätigung alle Einträge dieses Monats.
Vergangene Monate (bezogen auf das heutige Datum) werden zu einem Sammelreiter „Vergangene Monate · Anzahl" zusammengefasst, um die Übersicht kompakt zu halten. Reiter aufklappen zeigt eine Liste dieser Monate mit Anzahl der Tage. Klick auf einen Eintrag zeigt diesen Monat wieder als eigenständigen, vollständigen Monatsblock an; über den Button „Ausblenden" im Kopf dieses Monats verschwindet er wieder zurück in den Sammelreiter. Alternativ öffnet „Alle ausklappen" auch den Sammelreiter selbst.
Monatslegende: Unter jeder Monatstabelle erscheinen nur die in diesem Monat tatsächlich verwendeten Projekte/Kategorien. Über das Augensymbol bei einem Eintrag (Projekt oder Urlaub/Schulung/IV/Überstundenabbau/Nicht verfügbar) lässt sich dieser für diesen Monat ausblenden (Felder erscheinen schraffiert statt in Farbe) — erneutes Klicken auf das durchgestrichene Auge blendet ihn wieder ein. Rein persönliche Anzeige auf diesem Gerät, betrifft nur die Darstellung, keine Daten.
Heute: „📍 Heute" springt direkt zum aktuellen Monat (wechselt bei Bedarf automatisch das Jahr); der heutige Tag ist zusätzlich in jeder Monatstabelle blau hervorgehoben.
Drucken/PDF: „Drucken / PDF" klappt automatisch alle Monate auf und öffnet den Druckdialog des Browsers — dort „Als PDF speichern" wählen, um eine PDF-Datei statt eines Ausdrucks zu erhalten. Der Zeitstrahl sowie Bedienelemente werden beim Drucken automatisch ausgeblendet. Nur am Desktop verfügbar.
Exportieren: Öffnet eine Auswahl — „Datensatz (.json)" für eine vollständige Sicherung (auch zum Übernehmen in eine spätere Programmversion) oder „Für Outlook/Kalender (.ics)" für den eigenen Kalender zum Einlesen in Outlook/Google/Apple Kalender (bei Anmeldung als bestimmter Mitarbeiter dessen Termine, sonst alle Mitarbeiter kombiniert). Der .ics-Export ist ein einmaliger Schnappschuss, kein automatisches Abo — nach größeren Änderungen einfach erneut exportieren. Nur am Desktop verfügbar; „Importieren (zusammenführen)" liest eine .json-Sicherung wieder ein und führt sie verlustfrei mit dem aktuellen Stand zusammen.

5. Speichern & gemeinsames Arbeiten

Der Kalender ist mit einem Server verbunden: Alle Änderungen werden automatisch alle paar Sekunden abgeglichen, sodass jedes Gerät denselben Stand sieht. Ohne Internetverbindung wird der zuletzt bekannte Stand weiter angezeigt; sobald wieder Internet da ist, gleicht sich alles automatisch nach. Ändern zwei Personen zeitgleich genau dasselbe Kalenderfeld, erscheint oben eine gelbe Warnung mit den betroffenen Einträgen. Für Sicherungen/Archive zusätzlich „Exportieren" nutzen (siehe Kapitel 4).

6. Nutzung auf dem Smartphone / als App

Anhand der Bildschirmbreite wird automatisch erkannt, ob auf einem PC oder einem Smartphone zugegriffen wird — auf dem Handy startet die App direkt in der kompakten Mobilversion, auf dem PC in der normalen Ansicht; ein manueller Wechsel ist nicht nötig. Bei Bedarf lässt sich das über den Knopf „📱 Mobilversion" bzw. „🖥️ Desktopversion" im Menü trotzdem übersteuern (öffnet die jeweils andere Ansicht, z. B. um den Kalender testweise am PC in der Handy-Ansicht zu sehen). In der Mobilversion ersetzt eine schmale Kopfleiste mit kleinem Logo und Menü-Symbol (☰) den vollen Kopf — ein Tipp öffnet ein Menü von rechts mit allen Funktionen (Jahre, Rolle, Ansicht, Einstellungen, Auslastung, Heute, Ein-/Ausklappen); Export/Import und der Zeitstrahl sind dort ausgeblendet, da am Handy nicht nötig.
Der Kalender lässt sich zudem wie eine echte App installieren (eigenes Icon, Vollbildstart, Start auch ohne Internet): am Handy über „Zum Startbildschirm hinzufügen" bzw. „App installieren", am Desktop über das Installations-Symbol in der Adressleiste von Chrome/Edge.

7. Rollen (Admin / Mitarbeiter / Beobachter)

Ohne gültige Anmeldung ist die App gesperrt: Der Login-Startbildschirm (GTU-Logo + „Projektkalender") verlangt für jede der drei Rollen einen Zugang, bevor der Kalender überhaupt sichtbar wird — es gibt keine anonyme Nutzung mehr. Admin (Passwort wird beim allerersten Mal selbst festgelegt) kann alles: Mitarbeiter und Projekte anlegen/löschen, alle Zeilen bearbeiten, Monate zurücksetzen, importieren, Beobachter-Zugang einrichten, und ist der Einzige, der Passwörter von Mitarbeitern vergeben oder ändern kann (🔒/🔓-Symbol in den Einstellungen bei „Mitarbeiter"). Mitarbeiter melden sich mit einem vom Admin vergebenen Loginnamen und Passwort an (beides in den Einstellungen bei „Mitarbeiter" hinterlegt — ohne Passwort ist die Anmeldung gesperrt); angemeldet können sie ausschließlich ihre eigene Kalenderzeile bearbeiten (auch bei Mehrfachauswahl) und über das Menü „👤 Mein Account" ihr eigenes Passwort ändern (aktuelles Passwort + neues zweimal) — genau wie der Admin sein eigenes Passwort dort ändern kann. Beobachter ist ein einzelner, geteilter Nur-Ansehen-Zugang — wie beim Admin nur ein Passwort (kein Loginname), vom Admin unter „Einstellungen" → „Beobachter-Zugang" festgelegt und an die entsprechenden Personen weitergegeben; ein Beobachter kann sein Passwort nicht selbst ändern. Die Mitarbeiterverwaltung selbst bleibt dem Admin vorbehalten. Über „🔑 Standard-Zugangsdaten für Mitarbeiter ohne Passwort vergeben" (Einstellungen → Mitarbeiter) lassen sich für alle noch passwortlosen Mitarbeiter auf einen Schlag Loginname (Vor-/Nachname klein zusammengeschrieben) und Passwort (Nachname + „123") vergeben — die Liste wird danach einmalig zum Kopieren angezeigt. Immer wenn der Admin ein Mitarbeiter-Passwort neu vergibt (auch per Schnellfunktion), muss dieser Mitarbeiter es beim nächsten Login sofort durch ein eigenes ersetzen (erzwungenes Änderungsfenster, keine Nutzung davor möglich). „🚪 Logout" im Menü meldet ab und zeigt danach wieder den Login-Startbildschirm. Passworteingaben erfolgen immer über ein eigenes, maskiertes Eingabefeld (nie im Klartext sichtbar) und werden nur als Prüfsumme gespeichert, nie im Klartext. Jede Zellenänderung vermerkt intern, wer sie vorgenommen hat (im Tooltip des Feldes sichtbar).
Änderungsprotokoll: Unter „Einstellungen" im Bereich „Änderungsprotokoll" (nur für den Admin sichtbar) werden Kalendereinträge, Löschungen, Monats-Zurücksetzungen, neu angelegte/entfernte Mitarbeiter und Projekte sowie Passwortänderungen mit Zeitstempel und Person protokolliert (die letzten 300 Einträge); über „Protokoll leeren" lässt es sich vollständig zurücksetzen.

8. Server-Betrieb

Der Datensatz liegt auf einem eigenen Server (Adresse in SERVER_CONFIG.url im Dateikopf hinterlegt); alle Geräte gleichen sich automatisch darüber ab (siehe Kapitel 5). Der Zugriff ist über einen geheimen Schlüssel (API-Key) abgesichert, den nur der Server und diese Datei kennen. Für Sonderfälle gibt es zusätzlich eine „Erweitert"-Option (eine separate .json-Datei statt des Servers) sowie eine geräteweise Selbstspeicherung in eine lokale Datei — beides normalerweise nicht nötig.

9. Sicherheit

Der Zugriff auf die Seite selbst ist zusätzlich zur Rollenanmeldung (Kapitel 7) serverseitig über eine Zugriffssperre (HTTP-Basic-Auth) abgesichert — ohne diese separaten Zugangsdaten (vom Admin verteilt) lädt die Seite gar nicht erst, unabhängig vom Kalender-Login. Das ist die eigentliche Absicherung gegen „jeder mit dem Link kommt rein"; die Rollenanmeldung regelt danach nur noch, wer was im Kalender sehen/bearbeiten darf.
Alle Löschvorgänge (Tageseinträge, Bemerkungen, Zeiträume, Meilensteine, Projekte, Mitarbeiter, Monats-Reset) verlangen immer eine Bestätigung. Beim Löschen von Projekten oder Mitarbeitern mit vorhandenen Kalendereinträgen warnt der Dialog zusätzlich und listet auf, in welchen Monaten (mit Anzahl) die betroffenen Einträge liegen.